Sensible Daten gehören nicht in den Papierkorb. Wer personenbezogene Informationen unsachgemäß entsorgt, verstößt gegen geltendes Datenschutzrecht und riskiert empfindliche Strafen. Die Aktenvernichtung DSGVO-konform umzusetzen, ist daher nicht nur Pflicht, sondern auch ein entscheidender Faktor für Vertrauen und Effizienz im Arbeitsalltag.

Bei AKTA kennen wir uns als professioneller Dienstleister optimal mit den geltenden Normen und Vorschriften aus und wollen diese mit Ihnen teilen, um Ihre Organisation zu erleichtern. Und brauchen Sie einmal Unterstützung beim Handling Ihrer Unterlagen, dann sind wir Ihr datenschutzkonformer Aktenvernichter!

DSGVO und Aktenvernichtung: Was bedeutet das konkret?

Die sogenannte Datenschutz-Grundverordnung – kurz DSGVO – verpflichtet Unternehmen dazu, personenbezogene Daten nicht nur sicher zu speichern, sondern auch sicher zu entsorgen. Sobald bestimmte Daten nicht mehr benötigt werden, beginnt die Aufbewahrungsfrist. Hier sind Arztpraxen, Steuerberater, Anwaltskanzleien, Universitäten und viele weitere Institutionen angehalten, die betroffenen Dokumente einzulagern und zu verwahren, bis die Frist verstrichen ist. Erst wenn eine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder ein Geschäftsvorgang abgeschlossen wurde, darf eine Aktenvernichtung nach DSGVO durchgeführt werden. Dabei reicht es nicht aus, Dokumente einfach zu zerreißen oder in den Müll zu werfen – es braucht klare Strukturen und technische Unterstützung, damit die Aktenvernichtung als DSGVO-konform eingestuft wird.

Diese Grundsätze sollten Sie kennen:

• Vernichtungspflicht: Dokumente mit personenbezogenen Daten müssen restlos unkenntlich gemacht werden.
• Technische Sicherheit: Nur Geräte, die mindestens Sicherheitsstufe P-4 erfüllen, gelten als DSGVO-konform und dürfen zur sicheren Vernichtung genutzt werden.
• Nachvollziehbarkeit: Unternehmen sollten dokumentieren können, wann, wie und durch wen die Aktenvernichtung erfolgt ist.

Gerade der letzte Punkt ist essenziell und stellt für viele Institutionen eine Herausforderung dar. Hier lohnt es sich, auf einen professionellen Dienstleister zurückzugreifen. Bei AKTA bieten wir Ihnen dank unserer „AKTA-Sicherheit“ einen verlässlichen Service, mit zertifizierten Abläufen, die Ihnen Sicherheit geben!

So gestalten Sie die Aktenvernichtung nach der DSGVO

Die Aktenvernichtung nach der DSGVO ist keinesfalls eine Empfehlung, sondern eine feste Vorschrift, die beachtet werden sollte, um rechtliche Konsequenzen zu umgehen. Besonders in sensiblen Bereichen – etwa bei Mitarbeiterdaten, Gesundheitsakten oder Finanzunterlagen – müssen sämtliche vertrauliche und fachgerechte Prozesse entwickelt werden, die diese Daten auch nach ihrer Verwendung schützen.

Wenn Sie daher frequent mit Akten zusammenarbeiten, beginnt der Schutz bereits bei der Akteneinlagerung. Diese Punkte sollten im Hinblick auf Lagerung und Aktenvernichtung nach DSGVO beachtet werden:

• Zugriffsschutz: Stellen Sie sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf zu vernichtende Akten haben. Installationen wie Schlösser oder digitale Verschlusssysteme bringen zusätzliche Sicherheit.
• Zwischenlagerung: Verwenden Sie abschließbare Sicherheitsbehälter, bis die Akten vernichtet sind. Bei AKTA bieten wir unseren Kunden eine umfangreiche Behältervielfalt, damit Sie das passende Modell für Ihre Akten finden.
• Schulungen: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig für datenschutzrechtliche Anforderungen. Hier können auch wir wertvolle Impulse und Unterstützung liefern.
• Verfahrensdokumentation: Legen Sie intern fest, wie die Aktenvernichtung abläuft und wer für diese zuständig ist. Klare Absprachen sorgen für geregelte Abläufe.

Welche Aktenvernichter eignen sich nach der Datenschutzverordnung?

Nicht jeder Aktenvernichter genügt den Anforderungen der Datenschutzverordnung. Viele günstige Geräte für den Heimgebrauch zerkleinern Dokumente lediglich in Streifen – das reicht für eine DSGVO-Aktenvernichtung nicht aus. Hier braucht es geeignete Geräte, die die Daten unkenntlich machen.

Natürlich müssen Kanzleien, Arztpraxen und Co. nicht in diese investieren. Bei AKTA profitieren unsere Kunden durch unsere hauseigene zertifizierte Vernichtungsanlage, die sämtliche Daten sorgsam behandelt und diese professionell und nachhaltig vernichtet. Sie erhalten nach dem Prozess ein Zertifikat, welches auch bei Behörden und Ämtern als Nachweis vorgelegt werden kann.

Externe Aktenvernichtung: Vorteile und rechtliche Sicherheit

Viele Unternehmen setzen inzwischen auf externe Dienstleister, wenn die Aktenvernichtung DSGVO-konform erledigt werden soll. Das kann sich besonders bei großen Aktenmengen und Archivauflösungen lohnen oder wenn interne Ressourcen knapp sind. Dienstleister stellen Ihnen nicht nur die notwendigen Techniken zur Verfügung, sondern auch das Fachwissen.

So sehen die Vorteile einer Zusammenarbeit für Sie aus:

• Verlässliche Einhaltung der DSGVO-Standards
• Zeitersparnis und Prozessoptimierung im Unternehmen
• Abholung, Transport und Vernichtung aus einer Hand
• Vertragsgestützte Nachweise zur Vorlage bei Behörden
• Individuelle Lösungen für verschiedene Unternehmensgrößen
• Transparente Preisgestaltung

Bei AKTA nehmen wir uns zudem nicht nur einer professionellen DSGVO-Aktenvernichtung an, sondern kümmern uns auch um die Datenträgervernichtung und IT-Entsorgung. So werden auch digitale Daten optimal entsorgt.

Wann ist der richtige Zeitpunkt zur Aktenvernichtung nach der DSGVO?

Nicht jede Akte darf sofort vernichtet werden – für viele Dokumente gelten gesetzlich definierte Aufbewahrungsfristen. Diese unterscheiden sich je nach Branche, Art der Unterlagen und gesetzlichen Regelungen. Um eine rechtssichere Aktenvernichtung durchzuführen, ist nicht nur die DSGVO essenziell, sondern auch die Einhaltung der Fristen.

Hier sind einige typische Aufbewahrungsfristen:

• Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen: 8 Jahre
• Personalakten: 6 Jahre nach Ausscheiden und enthaltenen Informationen
• Verträge und Mandatenakten: 6 bis 10 Jahre je nach Vertragsart und Inhalt
• Patientenakten (Ärzte, Therapeuten): mindestens 10 Jahre

Wichtig ist für Sie zu wissen, wie lang bestimmte Akten bereits eingelagert sind. Eine sorgsame Organisation und Katalogisierung sparen Ihnen also eine Menge Zeit. Wenn es um die Aktenvernichtung für Arztpraxen oder auch eine Aktenvernichtung für Rechtsanwälte geht, gilt es sich umfassend zu informieren und auf einen Dienstleister zurückzugreifen, der mit geschultem Personal und Expertise an diese Arbeitsprozesse herangeht.

Ihr Beitrag zu mehr Datenschutz und Effizienz

Durch die konsequente Umsetzung einer datenschutzkonformen Aktenvernichtung schützen Sie nicht nur sensible Daten, sondern auch Ihr Unternehmen. Verstöße gegen die DSGVO können hohe Bußgelder nach sich ziehen – etwa wenn unvernichtete Akten in falsche Hände geraten oder über den Papierkorb oder den Hausmüll entsorgt werden.

Wir wollen Ihnen abschließend wichtige Tipps geben, damit Ihre Aktenvernichtung nach der DSGVO risikofrei gelingt:

• Führen Sie eine Aktenvernichtungsrichtlinie im Unternehmen ein.
• Nutzen Sie Checklisten zur regelmäßigen Überprüfung.
• Arbeiten Sie mit einem festen Ansprechpartner für die Aktenvernichtung.
• Dokumentieren Sie sämtliche Vernichtungsvorgänge inklusive Datum und Umfang.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Aktenvernichtung DSGVO-konform abläuft und jederzeit gegenüber Behörden oder internen Prüfungen belegt werden kann.

Aktenvernichtung, DSGVO und AKTA

Datenschutz hört nicht bei Firewalls oder Passwortschutz auf: Er geht bis in die letzte Schublade. Die Datenträger- und Aktenvernichtung gemäß DSGVO ist ein elementarer Bestandteil Ihrer Datenschutzstrategie und trägt maßgeblich zur Rechtssicherheit Ihres Unternehmens bei. Indem Sie sich Ihrer Verantwortung für sensible Kundendaten bewusst werden, treffen Sie professionelle Entscheidungen und sichern sich auch rechtlich ab.

Bei AKTA stehen wir Ihnen als kompetenter Partner zur Seite und beantworten Ihnen gerne all Ihre Fragen rund um Aktenvernichtung und DSGVO!