Ordnung und Rechtskonformität gehören in jedem Unternehmen zu den Grundpfeilern eines funktionierenden Verwaltungswesens. Doch gerade, wenn es um die Archivierung und das Handling alter Dokumente, Akten und Belege geht, kommt es immer wieder zu Fragen, die sich unlängst auch auf technologische Datenträger übertragen haben. Wir klären für Sie die wichtigsten Fragen rund um die Aufbewahrungsfristen von Akten. Durch unsere Hilfe verabschieden Sie sich von überfüllten Archiven und können frühzeitig für Platz sorgen.

Mit den richtigen Informationen sind Sie rechtlich abgesichert und behalten die Aufbewahrungsfristen Ihrer Akten und anderen Datenträger immer im Auge!

Warum Aufbewahrungsfristen so wichtig sind

Wenn Sie in Ihrem Arbeitsalltag oder auch im privaten Umfeld oftmals Dokumente und Daten verwalten, wissen Sie sicher, dass mit Akten und Co. feste Aufbewahrungsfristen verknüpft sind. Diese Fristen sind keinesfalls willkürlich und erfüllen einen bestimmten Zweck.

So dienen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente dem Schutz und der Nachvollziehbarkeit geschäftlicher Vorgänge. Ob Steuerprüfungen, Zivilverfahren oder betriebsinterne Nachweise – gut geführte Akten sind oftmals entscheidend, wenn es um steuerliche Rückfragen – oder im Falle von Unternehmen – um sensible Kundendaten geht.

Wichtig ist es zu wissen, dass bei Missachtung der Aufbewahrungsfristen von Akten und Co. empfindliche Strafen drohen. Die genauen Fristen sind dabei in verschiedenen Gesetzen geregelt, unter anderem im Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenordnung (AO) sowie in branchenspezifischen Vorschriften.

Neben der sogenannten Auskunftspflicht gilt die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Akten und andere Datenträger und Dokumente, aber auch dazu, dass Unternehmen interne Prozesse optimieren können. Dies rentiert sich vor allem im Hinblick auf Abrechnungen – wie diesen von Dienstleistungen. Haben Sie beispielsweise die Hilfe einer professionellen Aktenvernichtung in Anspruch genommen, hilft Ihnen die Abrechnung Einsparungspotenzial zu evaluieren und die Leistung von der Steuer abzusetzen.

Da wir bei AKTA wissen, wie schnell man den Überblick über die konkreten Aufbewahrungsfristen für Akten, Festplatten und Co. verlieren kann, haben wir die wichtigsten Posten für Sie übersichtlich zusammengefasst.

Welche Fristen gelten für welche Akten?

Egal, ob es um die Datenträgervernichtung oder die Vernichtung von Akten geht – bevor Sie überhaupt über eine Endlösung nachdenken, müssen die geltenden Fristen eingehalten werden. In den meisten Fällen handelt es sich um Zeiträume von sechs bis zehn Jahren, in denen Sie dazu verpflichtet sind, sensible Daten zu verwahren und vor Missbrauch zu schützen.

In dieser Tabelle finden Sie die wichtigsten Aufbewahrungsfristen:

Diese Übersicht kann Ihnen dabei helfen, typische Fehler im Umgang mit geschäftlichen Akten zu vermeiden. Dabei ist zu beachten, dass die Frist nicht mit dem Erstellungsdatum, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem das Dokument entstanden ist.

Benötigen Sie spezifische Informationen zu bestimmten Dokumenten, die hier nicht aufgeführt sind, dann nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie umfassend zu den geltenden Aufbewahrungsfristen von Akten, Datenträgern und Co.

Dokumente professionell aufbewahren und organisieren

Das bloße Aufbewahren von Dokumenten reicht oftmals nicht aus. Vielmehr kommt es auf eine strukturierte Verwaltung und regelmäßige Kontrolle an, wenn Sie die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Akten garantieren wollen. Überfüllte Archive und veraltete Aktenbestände erschweren den Überblick und können im Ernstfall teuer werden.

Unsere Empfehlungen für die effiziente Akteneinlagerung umfassen daher:

• Archivierungssystem nutzen: Ob analog oder digital – ein durchdachtes System hilft Ihnen, Akten schnell zu finden und Fristen einzuhalten.
• Kennzeichnung nach Aufbewahrungsfrist: Markieren Sie Ordner oder digitale Ordner nach Ablaufdatum.
• Regelmäßige Kontrolle: Planen Sie jährlich eine Durchsicht Ihrer Bestände ein. So werden Akten rechtzeitig aussortiert.
• Schredderpflicht beachten: Dokumente mit personenbezogenen Daten dürfen nach Ablauf der Frist nicht einfach entsorgt werden, sondern müssen fachgerecht vernichtet werden.

Wenn Sie bei der Einlagerung Ihrer Akten Hilfe benötigen, dann unterstützen wir von AKTA Sie ebenfalls gern bei der Umsetzung. Gemeinsam entwickeln wir mit Ihnen Organisationsstrukturen, die die Aufbewahrungsfristen von Akten für Sie zum Kinderspiel machen.

Welche Unterlagen und Akten sind von der Aufbewahrungsfrist betroffen?

Nicht jedes Schriftstück unterliegt der Pflicht zur Aufbewahrung. Dennoch empfiehlt es sich, auch Unterlagen und Akten ohne gesetzliche Aufbewahrungsfrist bewusst zu kategorisieren. Grundsätzlich gilt: Je größer die steuerliche oder rechtliche Relevanz eines Dokuments, desto wahrscheinlicher ist eine Frist.

Zu den typischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten zählen:

• Bilanzen, Jahresabschlüsse, Inventare
• Steuerunterlagen, Bescheide, Umsatzsteuererklärungen
• Ausgangs- und Eingangsrechnungen
• Handelsbriefe, E-Mail-Korrespondenz mit Kunden
• Vertragsunterlagen und Mietverträge
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Nicht aufbewahrungspflichtig (aber unter Umständen dennoch sinnvoll):

• Interne Notizen
• Allgemeine Informationen ohne geschäftlichen Bezug
• Werbematerial

Gerade bei der Vielzahl von Papierdokumenten lohnt es sich, ein klares System zur Dokumentenablage zu definieren. Und auch wenn es um die IT-Entsorgung geht, benötigt es ein konsequentes und strukturiertes System. Wenn Sie diese Strukturen erfolgreich integrieren, gehören die Sorgen rund um Aufbewahrungsfristen von Akten der Vergangenheit an.

Was gilt für digitale Dokumente?

Auch in der digitalen Welt gelten dieselben gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie für Akten aus Papier. Das bedeutet, dass Sie digitale Rechnungen, E-Mails oder PDF-Dokumente nicht früher löschen dürfen als Ihre analogen Pendants. Wichtig ist hierbei, dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, lesbar und revisionssicher gespeichert sind. Zusätzlich müssen Sie sich darüber bewusst sein, dass die Daten ordnungsgemäß vor Cyberangriffen geschützt werden müssen. Umfassende Security-Maßnahmen sind daher essenziell!

Hinsichtlich digitaler Dokumente und deren Aufbewahrungsfristen bedeutet dies:

• Kein nachträgliches Bearbeiten oder Löschen ohne Nachweis
• Verwendung von Archivsystemen mit Zugriffsprotokollen
• Verschlüsselung und Backup zur Datensicherheit
• Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungszeit hinweg sicherstellen

Beachten Sie auch im Umgang mit digitalen Dokumenten, dass die Aufbewahrungsfristen von Akten nicht mit dem Speichern auf einem Server oder einer Festplatte enden. Vielmehr müssen diese Daten auch im Notfall, etwa bei einem Systemausfall, weiterhin abrufbar sein. Hier erweisen sich separate Speicherorte und regelmäßige Backups als absolut notwendig.

Wie geht es nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist für Ihre Akten weiter?

Sind die Aufbewahrungsfristen für Ihre Akten und Dokumente einmal abgelaufen, dürfen – und sollten – diese vernichtet werden. Doch gerade bei personenbezogenen Daten oder sensiblen Geschäftsinformationen sind Sorgfalt und Vorsicht von großer Bedeutung. Das einfache Schreddern von Akten reicht häufig nicht aus, denn auch bei der Vernichtung von Dokumenten sind bestimmte Vorgaben zu beachten.

So gehen Sie rechtssicher bei der Aktenvernichtung vor:

• Verwenden Sie Aktenvernichter mit angemessener Sicherheitsstufe (mindestens P4 bei sensiblen Daten)
• Nutzen Sie professionelle Dienstleister, die DSGVO-konform vernichten
• Achten Sie auf Vernichtungsnachweise bei externen Anbietern
• Schaffen Sie interne Routinen zur Löschung oder Entsorgung

Bei AKTA können wir Ihnen mit unserer Behältervielfalt weiterhelfen und Ihnen so Container zur Verfügung stellen, in denen Sie Ihre Dokumente und Akten sammeln und wir sie im Anschluss ordnungsgemäß und fachgerecht vernichten. Kommen Sie für eine persönliche Beratung gern auf uns zu!

Die Aufbewahrungsfristen Ihrer Akten – mit System und Überblick auf der sicheren Seite

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen für Akten ist ein integraler Bestandteil eines verantwortungsvollen Dokumentenmanagements. Unternehmen, Selbstständige und Institutionen sind gut beraten, sich mit den geltenden Regelungen vertraut zu machen und ein eigenes System zur Archivierung und Vernichtung zu entwickeln.

Bei AKTA wollen wir Sie bei Ihrem erfolgreichen Management unterstützen: Wir stellen Ihnen die richtigen Behälter zur Verfügung – und zudem profitieren Sie bei uns von unserer „AKTA-Sicherheit“. So sind Sie gut beraten, halten die Aufbewahrungsfristen Ihrer Dokumente ein und verabschieden sich von überfüllten und unübersichtlichen Archiven!