Wenn es um Datenschutz und gesetzliche Vorgaben geht, reicht es nicht aus, Akten einfach im Papierkorb zu entsorgen oder selbst zu schreddern. Es bedarf einer Entsorgung, die sensible Daten vollumfänglich vernichtet, um sie vor dem Missbrauch durch Dritte zu schützen. Egal, ob es sich dann um Unternehmen, medizinische Einrichtungen, Kanzleien oder öffentliche Stellen handelt – die Frage, die sich oftmals stellt, ist, was kostet eine professionelle Aktenvernichtung eigentlich?

Wir wollen Ihnen wertvolle Tipps geben, die Ihnen dabei helfen, einen kompetenten Dienstleister zu finden. Ein solcher zeichnet sich nämlich nicht nur durch Zertifizierungen und ein umfangreiches Leistungsportfolio, sondern auch durch faire Preise aus.

Aktenvernichtung – Kosten, die es wert sind

Wir bei AKTA wissen: sensible Daten gehören nicht in die Restmülltonne oder den offenen Altpapiercontainer. Wer Unterlagen mit personenbezogenen oder vertraulichen Informationen unsachgemäß entsorgt, verstößt gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – mit weitreichenden Konsequenzen. Hier müssen Sie tätig werden und Verantwortung übernehmen, denn für die Sicherheit sensibler Kunden-, Patienten- und Mandantendaten sind Sie bis zur Entsorgung zuständig.

Die Vernichtung von Akten kann einige Zeit in Anspruch nehmen und genau hier lohnt es sich, die Hilfe eines zertifizierten Anbieters wie AKTA in Anspruch zu nehmen. Wir geben Ihnen transparente Antworten auf die Frage, was eine professionelle Aktenvernichtung kostet. Zusätzlich profitieren Sie bei uns von folgenden Vorteilen:

• Sie sparen wertvolle Zeit, da selbst große Aktenmengen effizient entsorgt werden.
• Sie erhalten ein rechtsgültiges Vernichtungszertifikat als Nachweis.
• Ihre Mitarbeiter müssen sich nicht mit aufwendiger Einzelvernichtung befassen.
• Der gesamte Ablauf ist datenschutzkonform und nachvollziehbar.

Wenn es also um die anfangs gestellte Frage geht, was eine professionelle Aktenvernichtung kostet, sollten Sie den gesetzlichen Aspekt nicht aus den Augen verlieren und hier keinerlei Abstriche machen. Dank der „AKTA Sicherheit“ wissen Sie Ihre Akten und Datenträger in guten Händen und können sich auf einen rechtskonformen Service verlassen.

Was beeinflusst die Kosten beim Akten vernichten lassen?

Die Kosten für die Aktenvernichtung hängen von mehreren Parametern ab, die im Vorfeld berücksichtigt werden sollten. Was eine Aktenvernichtung also schlussendlich kostet, lässt sich pauschal zunächst nicht sagen. Lassen Sie uns jedoch gemeinsam einen genaueren Blick auf die wichtigsten Faktoren werfen.

Sowohl bei der Akteneinlagerung als auch bei Aktenvernichtung ist das Volumen entscheidend. Je mehr Akten eingelagert oder vernichtet werden müssen, desto aufwendiger ist der gesamte Prozess – von der Bereitstellung passender Sicherheitsbehälter bis hin zum Transport und der Vernichtung selbst. Bedenken Sie außerdem, dass eine einmalige Räumung höhere Kosten mit sich bringt, als eine kontinuierliche Leerung in einem festen Turnus.

Wenn es darum geht, was eine professionelle Aktenvernichtung kostet, spielt auch die gewünschte Sicherheitsstufe eine Rolle. Die DIN 66399 unterscheidet verschiedene Schutzklassen, die je nach Branche und Inhalt eingehalten werden müssen. Während interne Unterlagen niedriger eingestuft sind, erfordern Gesundheitsdaten, Personalakten oder vertrauliche Verträge eine besonders geschützte Behandlung. Informieren Sie sich daher rechtzeitig über die Aufbewahrungsfristen Ihrer Akten.

Darüber hinaus kommt es darauf an, ob zusätzlich zu losen Dokumenten auch ganze Aktenordner, Datenträger oder andere Materialien entsorgt werden sollen. Ein professioneller Dienstleister wird Ihnen mitteilen, was die Aktenvernichtung kostet und das transparent und seriös.

Aktenordner effizient entsorgen lassen

Wer sich fragt, was eine professionelle Aktenvernichtung kostet, sucht häufig auch nach Einsparpotenzialen. Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie den Prozess effizienter und kostenschonender gestalten können – ohne auf Sicherheit bei der Akten- und Datenträgervernichtung zu verzichten.

Folgende Maßnahmen helfen zusätzlich dabei, die Kosten für Ihre Aktenentsorgung gering zu halten:

• Bündeln Sie größere Mengen, anstatt mehrere Einzelaktionen zu planen.
• Klären Sie vorab, ob Kunststoff- oder Metallbestandteile selbst entfernt werden sollten.
• Achten Sie darauf, dass die Abholung unkompliziert erfolgen kann – etwa durch gut erreichbare Standorte.
• Nutzen Sie langfristige Angebote oder Verträge für regelmäßig anfallende Mengen.

Wann lohnt es sich, professionelle Aktenvernichtung in Anspruch zu nehmen?

Nicht nur Unternehmen mit großem Papieraufkommen profitieren von einem kompetenten Aktenvernichtungsservice. Auch kleinere Betriebe, Kanzleien oder Praxen haben regelmäßig Unterlagen, die sensible Informationen enthalten.

In folgenden Fällen lohnt es sich auf einen Dienstleister mit einer umfangreichen Behältervielfalt zurückzugreifen:

• Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen
• Zusammenlegung, Auflösung oder Umstrukturierung von Abteilungen
• Digitalisierung analoger Aktenbestände und Entsorgung der Papieroriginale
• Wechsel von Archivierungsformen oder Standortverlagerung

Selbst wenn Sie nur gelegentlich Bedarf haben, kann sich ein einmaliger Service als sinnvoll erweisen – insbesondere dann, wenn viele Ordner, Register und Mischmaterialien involviert sind. Müssen Sie jedoch große Mengen an Akten und Dokumenten verwalten, entsorgen und vernichten, dann ist die regelmäßige Unterstützung durch einen Dienstleister sinnvoll. Sie sollten sich daher vor einer Auftragsvergabe zunächst mit Ihrem Aktenvolumen befassen, bevor Sie sich fragen, was eine professionelle Aktenvernichtung kostet. Mit einem guten Überblick sind Sie in der Lage, eine optimale Entscheidung zu treffen.

So finden Sie den passenden Anbieter für Ihre Aktenvernichtung

Sie sollten neben dem Preis auch auf Seriosität und Transparenz achten – dies gilt ebenfalls für die IT-Entsorgung. Denn gerade im Umgang mit sensiblen Daten kommt es auf Verlässlichkeit an.

Ein professioneller Dienstleister wie AKTA weist folgende Kriterien auf:

• Zertifizierungen nach DIN 66399 oder ISO-Normen
• geschultes Personal und diskrete Abholung
• verschlossene Sicherheitsbehälter mit Plomben oder Schlössern
• lückenlose Nachweise und Vernichtungsprotokolle
• transparente Preisgestaltung ohne versteckte Zusatzkosten

Bevor Sie einen Auftrag abschließen, lohnt es sich zudem, eine Beratung in Anspruch zu nehmen. Viele Unternehmen und Dienstleister bieten kostenlose Erstberatungen an und beraten Sie umfangreich zu standardisierten und individuellen Lösungen.

Zudem können Sie im Zuge eines solchen Gespräches ebenfalls offene Fragen klären, wie etwa was eine professionelle Aktenvernichtung kostet, wie der konkrete Ablauf der Entsorgung organisiert wird oder welche Behälter Ihnen zur Verfügung stehen.

Bei Ihrer Aktenentsorgung Kosten im Blick behalten

Holen Sie sich unterschiedliche Angebote ein und lassen Sie sich umfassend beraten. Preise isoliert von anderen Faktoren wie dem gebotenen Schutz, den Serviceumfang und die langfristigen Vorteile werden Ihnen nicht genug Informationen liefern können.

Daher ist es wichtig, mit einer durchdachten Planung und dem Einholen von Informationen verantwortungsvolle Entscheidungen zu treffen. Was kostet also eine professionelle Aktenvernichtung? Diese Antwort ist von vielen individuellen und wichtigen Faktoren abhängig, die Sie berücksichtigen sollten.